Pestaña Insertar
La cinta de opciones de Excel
¿Conoces la cinta de opciones de Excel? Descubre qué es y cuáles son sus principales funciones y aprende a usar y administrar la banda de opciones de Excel.
Una de las primeras cosas del programa Excel que debemos conocer es la cinta de opciones. A través de esta, tendremos acceso a las principales herramientas y acciones de Excel, por lo que aprender a usar y administrar la cinta de opciones es fundamental si queremos utilizar los libros de Excel adecuadamente.
¿Qué es la banda de opciones de Excel y para qué sirve?
La cinta de opciones de Excel es una barra de opciones que aparece siempre por defecto ubicada justo encima de la barra de fórmulas de Excel. El objetivo de esta cinta es aglutinar los diversos comandos y acciones del programa Excel.
No obstante, la apariencia de la banda de opciones de Excel puede variar ligeramente en función de la versión del programa Excel que estemos utilizando, así como también la resolucion de cada pantalla puede afectar a la apariencia de los iconos y las opciones de cada pestaña.
La pestaña Insertar de la cinta de opciones en Excel, o ficha de menú insertar de Excel, es una barra horizontal la cual forma parte de la cinta de opciones de Excel.
Ésta se encarga de todos los comandos que autorizan insertar cualquier objeto o elemento que se encuentre dentro de algún documento, como por ejemplo los gráficos, las tablas, textos, imágenes, entre otros.
Elementos del menú insertar en Excel
Los comandos encargados de formar parte de la ficha del menú Insertar están ordenados por equipos como se había comentado antes: las tablas, los gráficos, las ilustraciones, vínculos, etc. Los elementos del menú insertar en Excel serán descritos a continuación:
¿Cómo funciona la ficha Insertar de la cinta de opciones?
- Las tablas: por un lado existe la tabla dinámica, que es la que se encarga de resumir los datos con mediante una tabla dinámica, valga la redundancia. Por otro, la tabla, la cual crea su propia tabla para administrar y analizar todos los datos relacionados.
- Las ilustraciones: están divididas en cuatro partes. Imagen, que permite insertar una imagen desde un archivo externo, Imágenes prediseñadas, permite insertar imágenes prediseñadas dentro del documento, Formas, inserta formas previamente prediseñadas tales como rectángulos, círculos, flechas, entre otras, y SmartRart, permitiendo insertar un grafico SmartRart para proporcionar información visualmente.
- Los Gráficos: estos se encuentran divididos en 8 puntos; la Columna permite insertar un grafico de columna, la Línea inserta gráficos de línea, la función Circular permite insertar un grafico circular, la Barra igual que la función Circular pero con un grafico de barras al igual que la función Área. Dispersión conocida también como Grafico XY, permite insertar gráficos de dispersión y Otros Gráficos, se encarga de agregar un grafico de cotización, de superficie de anillos, radial o de burbuja.
- Vínculos: Se encarga de crear hipervínculos a una página web, a una imagen, un programa o una dirección de correo electrónico.
- Texto: En esta función podrás conseguir opciones como Cuadro de Texto , que te permite agregar un cuadro de texto para colocarlo en cualquier parte que desees dentro de la página, como también aparecerá la opción de Encabezado Pie de Página el cual permite que edites el encabezado. WordArt te proporciona la opción de insertar un texto atractivo en tu documento y la Línea de Firma te permite agregar una línea de firma la cual especifica a la persona que debe firmar el documento.
Diferencia entre rangos y tablas de Excel
Es muy habitual confundir los rangos de Excel con el formato de tabla de las hojas de cálculo. ¿Por que es tan común esta confusión? Porque la estructura de la hoja de Excel aparentemente es una tabla de datos basada en celdas, pero si no se le aplica el formato de tabla a la hoja de Excel no estamos ante una tabla como tal.
Para entender mejor la diferencia entre rangos y tablas de Excel vamos a presentar cada uno de ellos por separado.
Los rangos de Excel
Se conoce como rangos de Excel a un conjunto de celdas contiguas, se trata de la selección de diferentes celdas de Excel. Los rangos de Excel contienen datos y pueden ser utilizados para realizar acciones concretas, por ejemplo crear gráficos.
Los rangos de Excel están formadas por celdas tanto de las columnas, como de las filas de la hoja de cálculo. Paraseleccionar el rango tenemos que hacer clic sobre una celda y extender el área hasta donde consideremos. Las celdas seleccionadas forman un rango, pero no tienen propiedades en común.
Ejemplo de rango de Excel: A1:C3
Las tablas de Excel
Las tablas de Excel son un rango de celdas con el formato de tabla. Al aplicar dicho formato los datos tienen relación entre sí y la estructura de las celdas cambia.
Podemos diferenciar las tablas de Excel porque contienen una fila de encabezado preparada para filtrar la información de las columnas, también porque se colorean de manera alterna todas las filas que componen la tabla. Por último, es posible crear una fila de totales donde están integradas algunas funciones de Excel como la SUMA o el PROMEDIO.
Cómo convertir el rango en una tabla de Excel
Para crear las tablas de Excel en primer lugar seleccionamos el rango de celdas que formará la tabla, pero recuerda que hasta que no se aplica dicho formato el rango de celdas no son tablas.
Para insertar la tabla de Excel acudimos a la cinta de opciones, la pestaña insertar y la opción tabla. Al apretar a aceptar automáticamente los rangos de Excel que hemos seleccionado adquirirán el formato de tabla.
Al convertir el rango de celdas en una tabla de Excel podremos realizar operaciones matemática de manera inteligente.
- Aparece la fila de encabezado preparada para filtrar en Excel. No es necesario añadir manualmente esta funcionalidad.
- Si realizamos scroll sobre la tabla de Excel queda bloqueada automáticamente la fila de Excel que corresponde al encabezado.
- También estará disponible los totales de las tablas para realizar operaciones matemáticas.
- Al seleccionar cualquier celda de la tabla de Excel aparecerá el complemento Herramientas de tabla.
- Es posible cambiar el diseño de la tabla de Excel desde la barra de herramientas.
- Las fórmulas de Excel que se introducen en las tablas pueden tener nombres estructurados, esto significa que no solo usamos referencias de celda (=A5+B7), sino que también es posible usar el nombre de la tabla.
- Podemos cambiar de tamaño una tabla de Excel con la flecha que aparece en la esquina inferior izquierda.
Si queremos optimizar las operaciones matemáticas que realizamos con Excel es aconsejable utilizar tablas y no rango de celdas. Como hemos visto incluye muchas más funcionalidades que nos ayudan a agilizar el uso con la herramienta.
fuente: justexw
BBDD en Excel
Descubre cómo crear y gestionar diferentes Bases de Datos con Excel. Las BBDD nos permiten almacenar información que está relacionada a través de columnas y filas. Podemos usar BBDD en diferentes ámbitos, BBDD de clientes, BBDD de proveedores, BBDD para marketing… ¡Descubre cómo crear todo tipo de BBDD en Excel!
Las Bases de Datos o BBDD son un almacén de información que nos permiten guardar datos de manera ordenada y esquematizada. La información que contienen las Bases de Datos está relacionada y agrupada según diferentes parámetros.
Descubre cómo crear y gestionar diferentes Bases de Datos con Excel. Las BBDD nos permiten almacenar información que está relacionada a través de columnas y filas. Podemos usar BBDD en diferentes ámbitos, BBDD de clientes, BBDD de proveedores, BBDD para marketing… ¡Descubre cómo crear todo tipo de BBDD en Excel!
Las Bases de Datos o BBDD son un almacén de información que nos permiten guardar datos de manera ordenada y esquematizada. La información que contienen las Bases de Datos está relacionada y agrupada según diferentes parámetros.
Beneficios de usar Excel para crear Bases de Datos
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¿Por que es recomendable trabajar con Bases de Datos? Ante una gran cantidad de datos se recomienda utilizar BBDD que ayudan a organizar y estructurar mejor la información. Gracias a esta estructura podremos acceder fácilmente a los datos almacenados y realizar análisis complejos.
Las ventajas de utilizar Excel para hacer BBDD
A medida que el volumen de datos crece se recomienda diseñar la Base de Datos con Excel atendiendo a cómo queremos que se estructure el contenido. Si los fundamentos están bien construidos el tamaño de la BBDD no importará.
Los principales motivos para usar Excel son porque las hojas de cálculo se convierten en una gran herramienta de trabajo. Las funciones y fórmulas de Excel nos facilitarán realizar todas estas acciones:
Almacenamiento de datos
Las BBDD en Excel son un espacio de almacenaje donde incluir información relacionada en filas y columnas. Se crea la BBDD a través de tablas de Excel que nos permiten gestionar diferentes tipos de datos y además aplicar relación entre sí. Por ejemplo podemos crear en una tabla de Excel la BBDD de clientes e incluir en cada fila o registro los datos del cliente y en cada columna o campo los datos que nos interesan como la dirección, teléfono o el último pedido realizado.
Búsquedas de información
Además de almacenar información podemos acceder a ella de manera sencilla. Al estar estructurada por categorías y campos resulta muy sencillo encontrar el dato que necesitamos. Aplicando diferentes filtros de Excel podemos encontrar todo lo que necesitamos.
Si la BBDD no tiene un orden establecido sería casi imposible encontrar nada, por eso se recomienda usar Excel que permite jerarquizar de información y aplicar funciones de información para localizar los datos que necesitamos.
Análisis de datos
En Excel es posible utilizar diferentes herramientas de análisis de datos para realizar previsiones de resultados o análisis hipotético. También es posible aplicar otras funciones más sencillas para interpretar la información de las BBDD como gráficos de Excel o tablas dinámicas con las que hacer informes de resultados.
Trabajo colaborativo
¿Sabías que ahora es posible trabajar de modo colaborativo con Excel? El trabajo colaborativo en Excel es posible desde la última versión del programa. Accediendo a la versión online de Excel es posible que varios autores trabajen a la vez en una misma hoja de cálculo. De este modo varias personas podrían trabajar en la BBDD y así mejorar la productividad.
Excel es una fantástica herramienta para trabajar con datos complejos, por eso los beneficios de hacer BBDD con Excel son muchísimos. Además de estas ventajas se incluye todas los beneficios que tiene el propio programa. ¡No lo dudes y empieza a gestionar BBDD con Excel!
Guía para diseñar Bases de Datos en Excel
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¿Sabías que de la estructura de la Base de Datos dependerá la eficacia de la propia BBDD? El diseño es la manera en que se organiza la información que contiene esta herramienta de trabajo, es como organizar el armario de casa, necesitamos determinar qué objetos van en cada balda y cajones para después localizarlos rápidamente. Antes de crear la BBDD es necesario idear cómo será el diseño que tendrá y así concretar la disposición de la información.
Con un diseño óptimo será mucho más sencillo extraer información e interpretarla correctamente. Prestaremos atención a cómo se dispone los campos y registros de las BBDD en Excel. ¡Repasamos todos los pasos para diseñar correctamente esta herramienta de trabajo!
Cómo diseñar una BBDD en Excel
Cuando estamos en la fase de diseño debemos tener en cuenta todos los elementos de las BBDD en Excel para así poder construir la herramienta de almacenaje acorde a las necesidades que tengamos.
1. Tablas
El primer paso es identificar las tablas que compondrán la BBDD, podemos crear tantas tablas de Excel como necesitemos según los diferentes temas que están relacionados. Por ejemplo en la BBDD de empleados podemos crear tablas de empleados ejecutivos, de oficina o o operarios; otro ejemplo sería en la BBDD de gastos de la empresa se puede hacer una tabla por cada departamento de la empresa.
Una vez se ha identificado los temas principales que componen la BBDD se crearán las diferentes tabla en las hojas de Excel.
2. Campos
Los campos son las columnas que tendrá las diferentes tablas, se trata del tipo de dato que albergará y se define acorde a las características del propio tema. Por ejemplo una tabla de productos las columnas serían: tamaño, peso, precio, etc
Cada campo tendrá un tipo de dato de Excel diferente, existen datos numéricos, de texto, fecha, monedas…
3. Registros
Se conoce como registro a las filas que forman las tablas de la BBDD, se trata del espacio donde se almacena la información de cada elemento. Los elementos se identifican por la llave primaria, un código único que no se repite en ningún elemento. En el caso de la tabla de productos que comentábamos sería el ID de dicho producto, el código de registro, código de barras o el código que le haya otorgado la plataforma de venta.
4. Relación entre tablas
Dentro de una misma Base de Datos hemos visto que puede haber diferentes tablas compuestas por datos aparentemente diferentes. Pero es posible que algún campo esté relacionado, por eso otro paso en el diseño de la BBDD es identificar la relación de la información entre los diferentes elementos que la componen.
Una vez tenemos diseñada la Base de Datos llega el momento de crearla e introducir los datos, podemos usar mecanismos de importación o crearla desde cero. Una vez estén los datos almacenados será necesario depurar la información y comprobar que no hay datos repetidos o incorrectos.
Las filas de Excel
¿Sabes qué son las filas de Excel? Descubre en qué consisten estos renglones de las hojas de Excel y todo lo que puedes hacer con las filas de Excel.
Si bien los libros de Excel se componen de hojas de cálculo, estas hojas de Excel están compuestas a su vez por otros elementos entre los que destacan: las celdas, las filas y las columnas. Estos 3 elementos son básicos para poder trabajar con los libros de Excel y poder ordenar y organizar los datos que necesitemos, así como para operar y realizar cálculos.
¿Qué es una fila de Excel y para qué sirve?
Una fila de Excel consiste en un grupo de celdas agrupadas de forma horizontal, desde la parte izquierda de la hoja de cálculo hacia la derecha. El objetivo de las filas es indicar, junto a las columnas, la distancia a la que se encuentra una celda de Excel, desde la izquierda hasta la posición actual, Del mismo modo, las filas de Excel activas serán aquellas en las que se encuentre la celda activa.
La cantidad de filas disponibles en un archivo de Excel variará según la versión del programa Excel que estemos usando. Normalmente, las últimas versiones tiene más filas de Excel que las más antiguas.
Las Bases de Datos son herramientas de almacenaje de la información que se utilizan para registrar datos relacionados entre sí. Excel es una fantástica herramienta para generarlas debido a que su estructura favorece la creación de las mismas. Las Bases de Datos se organizan en filas y columnas cuyos datos están relacionados, lo mismo sucede con las tablas de Excel.
Los elementos que componen las BBDD de Excel son principalmente las tablas que se dividen en columnas y filas. Los datos de las celdas están asociados al campo de la Base de Datos, es decir, a la columna de la tabla. Estos datos pueden ser de diferentes tipos en función de la información que contiene o del formato específico que tiene. Por ejemplo, datos según la información será una tabla de productos: tamaño, peso, color, pecio… según el formato sería número, texto, moneda…
Las Bases de Datos son herramientas de almacenaje de la información que se utilizan para registrar datos relacionados entre sí. Excel es una fantástica herramienta para generarlas debido a que su estructura favorece la creación de las mismas. Las Bases de Datos se organizan en filas y columnas cuyos datos están relacionados, lo mismo sucede con las tablas de Excel.
Los elementos que componen las BBDD de Excel son principalmente las tablas que se dividen en columnas y filas. Los datos de las celdas están asociados al campo de la Base de Datos, es decir, a la columna de la tabla. Estos datos pueden ser de diferentes tipos en función de la información que contiene o del formato específico que tiene. Por ejemplo, datos según la información será una tabla de productos: tamaño, peso, color, pecio… según el formato sería número, texto, moneda…
Tipos de datos en las Bases de Datos en Excel
Excel acepta una gran variedad de datos pero es posible que si importas la BBDD desde otra herramienta incluya un dato que no está admitido en la hoja de cálculo. Para que esto no suceda vamos a repasar los datos de Excel con los que podemos trabajar.
- Número entero. El dato más utilizado en las BBDD en Excel, se trata de número sin posiciones decimales, pueden ser tanto positivos como negativos.
- Número decimal. Se trata de los números con posiciones decimales, tanto en positivo como negativo
- Texto. Podemos incluir datos en forma de texto, para eso es recomendable cambiar el formato de la columna de Excel
- Fecha. Es posible introducir en la BBDD en Excel tanto fechas como horas. las fechas aceptadas son todas aquellas posteriores al 1 de enero de 1900
- Moneda. También es posible introducir datos en diferentes monedas. Los datos que se aceptan están comprendidos entre -922.337.203.685.477,5808 y 922.337.203.685.477,5807
- En blanco. Otro tipo de datos es el N/D significa que en ese registro no hay valor.
Los datos en blanco no son sinónimos al valor 0, el valor cero puede interferir en los resultados de la BBDD por eso no debemos usarlo como comodín. Si introducimos el número 0 en una columna de fechas o de texto porque esa celda no tiene valor puede que aparezca el error error #¡DIV/0! ¿Cómo evitar el cero en una hoja de Excel? Podemos usar diferentes funciones de Excel como Si.ERROR para detectar dónde se ha producido dicho fallo y así subsanarlo, la función CONTAR.BLANCO para identificar el número de celdas en blanco o identificarlos de manera manual y cambiarles el formato de la celda para que no sea numérica y así que no aparezca el cero.
Fuente: justexw
Tablas:
Tablas Dinámicas:
El primer elemento a conocer, son las “Tablas Dinámicas”, es una herramienta muy útil en Excel, recuerda que primeramente, estamos conociendo cada parte de él, luego más adelante, te explicaré como hacer una tabla dinámica, son muy sencillas de utilizar y muy útiles cuando se trabaja con una gran cantidad de datos, ya que “dinámicamente” tu eliges los datos que necesitas. Acá una muestra de la estructura de una tabla dinámica.
Tablas Dinámicas Recomendadas:Si tienes dudas de que tabla utilizar o cual sería la más adecuada, Excel te ofrece la opción de ayudarte a decidir, con esta opción de “Tablas Dinámicas Recomendadas”.
Tabla:
La opción de crear “Tablas” es una de las más utilizadas, aclaro, -por mi persona-, ya que te permite crear directamente una tabla de datos, y si ves los recuadros verdes que coloqué dentro de la tabla, esos son los filtros (que más adelante aprenderemos a utilizar), es decir, que Excel te crea directamente una tabla con filtros, sólamente utilizando ésta opción. Yo seleccioné un Rango de Datos desde la E1 hasta la H15, o como se conocería en Excel: E1:H15, para crear mi tabla como ejemplo:
Ilustraciones:
Imágenes:
Excel, nos permite ingresar imágenes dentro de nuestros documentos, ya sean por ejemplo el logo de la empresa o escudo de una compañía, en la sección de “Ilustraciones”, encontraremos esa opción, al clickear en Imágenes, nos llevará directamente a “Imágenes” dentro de nuestro ordenador y nos permitirá insertar la imagen que deseemos. Ejemplo:
Supongamos que estamos elaborando una tabla de datos “X” para una empresa de reciclaje, por motivos de presentación del documento, necesitaríamos el logo de la empresa, así que vamos a la pestaña “Ilustraciones” y luego en “Imágenes”:
Seleccionamos la images que deseamos y le damos a insertar:
Y listo, ya tendremos nuestra imagen en la hoja de cálculo.
Al seleccionar una imagen, podemos observar que se nos “crea” una décima pestaña “Formato”; esta pestaña nos permite editar la imagen, Voltearla, ajustarla, Organizarla y cambiarle el tamaño dependiendo de qué necesitamos, Excel está allí para ayudarnos.
Imágenes en Línea:
Si no tienes la imagen que necesitas en tu ordenador, no te preocupes, puedes buscarla en internet y guardarla en tu ordenador, luego vas y la insertas.
Pero, Excel también nos ofrece la opción de “Imágenes en Línea”, que no es más, que buscar a través de internet, pero, sin salirte de Excel y sin guardar imágenes en tu ordenador, la imagen que necesitas. En éste ejemplo, decidí buscar nuevamente del Reciclaje, a través de “Bing” que simplemente es otro buscador (así como google, yahoo, entre otros), Excel me hizo la búsqueda, seleccioné la imagen que más se ajustaba a mi necesidad e insertar.
Formas:
Tenemos la función de “Formas”, es un botón pequeñito al lado de “Imágenes en Línea”, que nos permite insertar formas predeterminadas, como flechas, signos, entre otras cosas, acá en la imagen, puedes apreciar todas las formas que puedes insertar.
Gráficos SmartArt:
Son otro botón pequeño al lado de Imágenes en Línea y debajo del de “Formas”.
Son gráficos predeterminados por Excel, en la imagen puedes observar la cantidad de estilos que nos ofrecen: Lista, Proceso, Ciclo, jerarquía, Relación, Matriz, Pirámide e Imagen, puedes verlos todos clickeando en “todos”, seleccionar el que más te guste o que más se ajuste a tu necesidad y luego aceptar.
Al darle aceptar, te quedará algo como esto:
Yo decidí insertar una SmartArt de Jerarquía, puedes cambiarle los colores, tamaño y otra vez la forma, si te arrepientes y no te gusta a la final, en la parte donde dice: “[Texto]”, puedes escribir lo que deseas colocar en tu SmartArt de Jerarquía.
Tomar una Captura de Pantalla:
El es último de los “botones pequeños” ubicado al lado de “Imágenes en Línea”, y nos permite tomar una captura de nuestra pantalla, (así como cuando lo haces con el móvil).
Complementos:
Esta opción es totalmente nueva en el paquete de Microsoft Office, nos permite ir a la tienda de Office, examinar nuestros complementos adquiridos, acceder a los mapas de Bing y transformar “aburridos” datos, en algo un poquito más interesante, procederé a explicarte un poco sobre cada uno de ellos.
Tienda:
Es la tienda de Office, que nos permite adquirir “mejoras” para el paquete de programas incluído en Office, para mantenernos actualizados en lo que a software se refiere.
Mis complementos:
Son los complementos que hemos adquirido en la tienda, para tener un acceso directo o una manera rápida de acceder a ellos, recuerda, cada complemento, es una herramienta “nueva” adquirida para mejorar tu experiencia en Office. En mi imagen, no se muestra ningún complemento ya que no he adquirido ninguno, hasta el momento.
Mapas de Bing:
Una opción nueva, muy interesante, ya que te permite “graficar” tus tablas de datos, en cuanto a “geografía” se refiere:
Por ejemplo, si quieres comparar las ventas de una cadena de tiendas que está en diferentes países o ciudades, Excel te lo hará, las graficará automáticamente, además de que las ubicará en el mapa geográfico. En la imagen ejemplo, se puede apreciar:
Transformar datos inactivos en una imagen atractiva:
Esta función, nos permite darle más dinamismo a una cantidad de datos, o sea, transformar una tabla de datos o contador, en una explicación más gráfica, a través de una imagen ilustrada. Ejemplo:
Gráficos:
Excel, nos ofrece la elaboración de gráficos para la representación de datos, generalmente numéricos, a través de recursos gráficos, como líneas, vectores, círculos, superficies, símbolos, entre otros.
Nos ofrece una gran variedad de tipos de gráficos, como gráficos de barra, circulares, histograma entre otros muchos más.
Para elaborar un gráfico, siempre es necesario tener algunos datos, para que el gráfico pueda elaborarse, y la forma más recomendable, es ordenarlos en forma de “Tabla”.
Más adelante, conoceremos cada uno de los gráficos, como elaborarlos y qué gráfico usar dependiendo de la situación, recuerda, que por estos momentos, estamos conociendo las pestañas de Excel. Luego, más adelante, tendremos ejercicios prácticos para la elaboración de gráficos y la utilización de ellos.
Mapa 3D:
Esta es una de las funciones nuevas de Office 2.016, nuevamente, nos lleva al ámbito “Global”, y nos permite crear gráficos en 3D alrededor del mundo, como dije anteriormente, esto lo aprenderemos a elaborar más adelante.
Minigráficos:
Así como su nombre lo indican, son gráficos muy pequeños, que ocupan una sola celda en la hoja de cálculos, estos vienen muy bien a utilizar, cuando queremos representar en una sola tabla, el dinamismo o movimiento de los datos.
Línea:
Son minigráficos de Línea, más adelante veremos ejemplos más claros de estos, por ahora, son elaborados dentro de la misma tabla de datos. Aquí un ejemplo de como elaborarlos.
Columna:
Pasa lo mismo que en el anterior, más adelante nos concentraremos en esto, por ahora, te dejo ejemplos de como utilizarlos (de manera muy vaga).
Ganancias y Pérdidas.Recuerda que Excel, es una hoja de cálculo financiera, también nos ayuda a determinar Ganancias y Pérdidas, y los minigráficos, también están presentes en esta opción, donde el color azul representa las ganancias y el rojo las pérdidas en el ejercicio.
Filtros:
Es una herramienta, que nos permite “Filtrar” los datos, por órdenes específicos, nuevamente, más adelante iremos conociendo cómo aplicarlos.
Segmentación de Datos:
Filtra un grupo de datos, es perfecto para utilizarlo en tablas de datos grandes, para así encontrar los elementos deseados de manera rápida.
Escala de Tiempo:
Filtra las fechas dentro de una tabla de datos, es perfecta para ubicar períodos de tiempo o intérvalos, dentro de una tabla de datos.
Vínculos:
Hipervínculos:
Crea un vínculo en el documento para ir a acceso rápido a una página web o ubicación del archivo dentro de tu ordenador, dependiendo de a dónde tu quieres que te redirija.
Texto y Símbolos:
Texto:
Esta opción, nos permite ingresar textos en Excel, ya sea por cuadros de textos o por WordArts.
Símbolos:
Simbolos se divide en dos partes, “Ecuaciones” y “Símbolos”.
Ecuaciones:
Son ecuaciones matemáticas predeterminadas que ya trae Excel, para que las insertes sin tener que elaborarlas tu mismo.
Símbolos:
Fuente: autoincremental
Excel acepta una gran variedad de datos pero es posible que si importas la BBDD desde otra herramienta incluya un dato que no está admitido en la hoja de cálculo. Para que esto no suceda vamos a repasar los datos de Excel con los que podemos trabajar.
- Número entero. El dato más utilizado en las BBDD en Excel, se trata de número sin posiciones decimales, pueden ser tanto positivos como negativos.
- Número decimal. Se trata de los números con posiciones decimales, tanto en positivo como negativo
- Texto. Podemos incluir datos en forma de texto, para eso es recomendable cambiar el formato de la columna de Excel
- Fecha. Es posible introducir en la BBDD en Excel tanto fechas como horas. las fechas aceptadas son todas aquellas posteriores al 1 de enero de 1900
- Moneda. También es posible introducir datos en diferentes monedas. Los datos que se aceptan están comprendidos entre -922.337.203.685.477,5808 y 922.337.203.685.477,5807
- En blanco. Otro tipo de datos es el N/D significa que en ese registro no hay valor.
Los datos en blanco no son sinónimos al valor 0, el valor cero puede interferir en los resultados de la BBDD por eso no debemos usarlo como comodín. Si introducimos el número 0 en una columna de fechas o de texto porque esa celda no tiene valor puede que aparezca el error error #¡DIV/0! ¿Cómo evitar el cero en una hoja de Excel? Podemos usar diferentes funciones de Excel como Si.ERROR para detectar dónde se ha producido dicho fallo y así subsanarlo, la función CONTAR.BLANCO para identificar el número de celdas en blanco o identificarlos de manera manual y cambiarles el formato de la celda para que no sea numérica y así que no aparezca el cero.
Fuente: justexw
Tablas:
Tablas Dinámicas:
El primer elemento a conocer, son las “Tablas Dinámicas”, es una herramienta muy útil en Excel, recuerda que primeramente, estamos conociendo cada parte de él, luego más adelante, te explicaré como hacer una tabla dinámica, son muy sencillas de utilizar y muy útiles cuando se trabaja con una gran cantidad de datos, ya que “dinámicamente” tu eliges los datos que necesitas. Acá una muestra de la estructura de una tabla dinámica.
Tablas Dinámicas Recomendadas:Si tienes dudas de que tabla utilizar o cual sería la más adecuada, Excel te ofrece la opción de ayudarte a decidir, con esta opción de “Tablas Dinámicas Recomendadas”.
Tabla:
La opción de crear “Tablas” es una de las más utilizadas, aclaro, -por mi persona-, ya que te permite crear directamente una tabla de datos, y si ves los recuadros verdes que coloqué dentro de la tabla, esos son los filtros (que más adelante aprenderemos a utilizar), es decir, que Excel te crea directamente una tabla con filtros, sólamente utilizando ésta opción. Yo seleccioné un Rango de Datos desde la E1 hasta la H15, o como se conocería en Excel: E1:H15, para crear mi tabla como ejemplo:
Ilustraciones:
Imágenes:
Excel, nos permite ingresar imágenes dentro de nuestros documentos, ya sean por ejemplo el logo de la empresa o escudo de una compañía, en la sección de “Ilustraciones”, encontraremos esa opción, al clickear en Imágenes, nos llevará directamente a “Imágenes” dentro de nuestro ordenador y nos permitirá insertar la imagen que deseemos. Ejemplo:
Supongamos que estamos elaborando una tabla de datos “X” para una empresa de reciclaje, por motivos de presentación del documento, necesitaríamos el logo de la empresa, así que vamos a la pestaña “Ilustraciones” y luego en “Imágenes”:
Seleccionamos la images que deseamos y le damos a insertar:
Y listo, ya tendremos nuestra imagen en la hoja de cálculo.
Al seleccionar una imagen, podemos observar que se nos “crea” una décima pestaña “Formato”; esta pestaña nos permite editar la imagen, Voltearla, ajustarla, Organizarla y cambiarle el tamaño dependiendo de qué necesitamos, Excel está allí para ayudarnos.
Imágenes en Línea:
Si no tienes la imagen que necesitas en tu ordenador, no te preocupes, puedes buscarla en internet y guardarla en tu ordenador, luego vas y la insertas.
Pero, Excel también nos ofrece la opción de “Imágenes en Línea”, que no es más, que buscar a través de internet, pero, sin salirte de Excel y sin guardar imágenes en tu ordenador, la imagen que necesitas. En éste ejemplo, decidí buscar nuevamente del Reciclaje, a través de “Bing” que simplemente es otro buscador (así como google, yahoo, entre otros), Excel me hizo la búsqueda, seleccioné la imagen que más se ajustaba a mi necesidad e insertar.
Formas:
Tenemos la función de “Formas”, es un botón pequeñito al lado de “Imágenes en Línea”, que nos permite insertar formas predeterminadas, como flechas, signos, entre otras cosas, acá en la imagen, puedes apreciar todas las formas que puedes insertar.
Gráficos SmartArt:
Son otro botón pequeño al lado de Imágenes en Línea y debajo del de “Formas”.
Son gráficos predeterminados por Excel, en la imagen puedes observar la cantidad de estilos que nos ofrecen: Lista, Proceso, Ciclo, jerarquía, Relación, Matriz, Pirámide e Imagen, puedes verlos todos clickeando en “todos”, seleccionar el que más te guste o que más se ajuste a tu necesidad y luego aceptar.
Al darle aceptar, te quedará algo como esto:
Yo decidí insertar una SmartArt de Jerarquía, puedes cambiarle los colores, tamaño y otra vez la forma, si te arrepientes y no te gusta a la final, en la parte donde dice: “[Texto]”, puedes escribir lo que deseas colocar en tu SmartArt de Jerarquía.
Tomar una Captura de Pantalla:
El es último de los “botones pequeños” ubicado al lado de “Imágenes en Línea”, y nos permite tomar una captura de nuestra pantalla, (así como cuando lo haces con el móvil).
Complementos:
Esta opción es totalmente nueva en el paquete de Microsoft Office, nos permite ir a la tienda de Office, examinar nuestros complementos adquiridos, acceder a los mapas de Bing y transformar “aburridos” datos, en algo un poquito más interesante, procederé a explicarte un poco sobre cada uno de ellos.
Tienda:
Es la tienda de Office, que nos permite adquirir “mejoras” para el paquete de programas incluído en Office, para mantenernos actualizados en lo que a software se refiere.
Mis complementos:
Son los complementos que hemos adquirido en la tienda, para tener un acceso directo o una manera rápida de acceder a ellos, recuerda, cada complemento, es una herramienta “nueva” adquirida para mejorar tu experiencia en Office. En mi imagen, no se muestra ningún complemento ya que no he adquirido ninguno, hasta el momento.
Mapas de Bing:
Una opción nueva, muy interesante, ya que te permite “graficar” tus tablas de datos, en cuanto a “geografía” se refiere:
Por ejemplo, si quieres comparar las ventas de una cadena de tiendas que está en diferentes países o ciudades, Excel te lo hará, las graficará automáticamente, además de que las ubicará en el mapa geográfico. En la imagen ejemplo, se puede apreciar:
Transformar datos inactivos en una imagen atractiva:
Esta función, nos permite darle más dinamismo a una cantidad de datos, o sea, transformar una tabla de datos o contador, en una explicación más gráfica, a través de una imagen ilustrada. Ejemplo:
Gráficos:
Excel, nos ofrece la elaboración de gráficos para la representación de datos, generalmente numéricos, a través de recursos gráficos, como líneas, vectores, círculos, superficies, símbolos, entre otros.
Nos ofrece una gran variedad de tipos de gráficos, como gráficos de barra, circulares, histograma entre otros muchos más.
Para elaborar un gráfico, siempre es necesario tener algunos datos, para que el gráfico pueda elaborarse, y la forma más recomendable, es ordenarlos en forma de “Tabla”.
Para elaborar un gráfico, siempre es necesario tener algunos datos, para que el gráfico pueda elaborarse, y la forma más recomendable, es ordenarlos en forma de “Tabla”.
Más adelante, conoceremos cada uno de los gráficos, como elaborarlos y qué gráfico usar dependiendo de la situación, recuerda, que por estos momentos, estamos conociendo las pestañas de Excel. Luego, más adelante, tendremos ejercicios prácticos para la elaboración de gráficos y la utilización de ellos.
Mapa 3D:
Esta es una de las funciones nuevas de Office 2.016, nuevamente, nos lleva al ámbito “Global”, y nos permite crear gráficos en 3D alrededor del mundo, como dije anteriormente, esto lo aprenderemos a elaborar más adelante.
Minigráficos:
Así como su nombre lo indican, son gráficos muy pequeños, que ocupan una sola celda en la hoja de cálculos, estos vienen muy bien a utilizar, cuando queremos representar en una sola tabla, el dinamismo o movimiento de los datos.
Línea:
Son minigráficos de Línea, más adelante veremos ejemplos más claros de estos, por ahora, son elaborados dentro de la misma tabla de datos. Aquí un ejemplo de como elaborarlos.
Columna:
Pasa lo mismo que en el anterior, más adelante nos concentraremos en esto, por ahora, te dejo ejemplos de como utilizarlos (de manera muy vaga).
Ganancias y Pérdidas.Recuerda que Excel, es una hoja de cálculo financiera, también nos ayuda a determinar Ganancias y Pérdidas, y los minigráficos, también están presentes en esta opción, donde el color azul representa las ganancias y el rojo las pérdidas en el ejercicio.
Filtros:
Es una herramienta, que nos permite “Filtrar” los datos, por órdenes específicos, nuevamente, más adelante iremos conociendo cómo aplicarlos.
Segmentación de Datos:
Filtra un grupo de datos, es perfecto para utilizarlo en tablas de datos grandes, para así encontrar los elementos deseados de manera rápida.
Escala de Tiempo:
Filtra las fechas dentro de una tabla de datos, es perfecta para ubicar períodos de tiempo o intérvalos, dentro de una tabla de datos.
Vínculos:
Hipervínculos:
Crea un vínculo en el documento para ir a acceso rápido a una página web o ubicación del archivo dentro de tu ordenador, dependiendo de a dónde tu quieres que te redirija.
Texto y Símbolos:
Texto:
Esta opción, nos permite ingresar textos en Excel, ya sea por cuadros de textos o por WordArts.
Símbolos:
Simbolos se divide en dos partes, “Ecuaciones” y “Símbolos”.
Ecuaciones:
Son ecuaciones matemáticas predeterminadas que ya trae Excel, para que las insertes sin tener que elaborarlas tu mismo.
Símbolos:
Fuente: autoincremental
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